Qu’est-ce que l’assemblée générale?

L’assemblée générale 

L’assemblée générale annuelle des copropriétaires est votre rendez-vous avec votre copropriété. Elle est essentielle au fonctionnement de la copropriété. Ne laissez pas passer cette occasion de réaliser un bilan complet de votre propriété. Ne laissez pas non plus à d’autres le soin de gérer ce qui est, en fin de compte, votre patrimoine autant que le leur.

En dehors de l’assemblée générale ordinaire qui se tient une fois par an, l’assemblée des copropriétaires se réunit chaque fois que cela est nécessaire. En outre, il lui est possible, sans pour autant devoir organiser une réunion des copropriétaires, de prendre toute décision relative à votre copropriété par écrit.

C’est au syndic que revient le devoir de préparer, chaque année, l’assemblée générale des copropriétaires. C’est également à lui que revient le privilège de confectionner le budget de l’association des copropriétaires et c’est lui qui doit vous faire rapport sur l’état physique et sécuritaire des éléments constituant la copropriété, comme les bâtiments, les installations diverses (chauffage, ascenseur, adoucisseur, etc.). Il doit également proposer les divers investissements qu’il juge nécessaires pour garantir la pérennité de la copropriété. Lorsque des travaux sont prévus ou à prévoir, le syndic recueille des devis, les compare, pour les présenter à l’assemblée générale.

Convocation de l’assemblée générale

Le syndic a l’obligation de convoquer l’assemblée générale au moins une fois par an. Il peut le faire également dès qu’il l’estime nécessaire et chaque fois qu’une décision doit être prise d’urgence dans l’intérêt de la copropriété. De même, chaque fois qu’un ou plusieurs copropriétaires, rassemblant ensemble au moins 20% des quotités le demandent au syndic, celui-ci est tenu de convoquer une assemblée générale des copropriétaires dans les 30 jours.

Que comprend la convocation de l’assemblée générale ?

La convocation, qui doit vous être adressée au moins quinze jours avant la date de l’assemblée générale, précise :

• Le lieu, la date et l’heure de la réunion ;
• L’ordre du jour qui énumère la liste des points qui seront abordés et qui seront soumis ou non, au vote ;
• L’indication des modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour ;
• Cet ordre du jour est préparé par votre syndic. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez demander qu’un point soit également inscrit à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, pour ce faire, vous devez en aviser votre syndic au plus tard trois semaines avant le début de la période de quinze jours au cours de laquelle se tiendra systématiquement votre assemblée générale. Cette période est fixée dans les statuts de votre copropriété, ce qui évite que les copropriétaires ne puissent être surpris par la date de l’assemblée.

Comment êtes-vous convoqué à l’assemblée générale?

Il s’agit là d’une imposition légale. Votre convocation doit vous être adressée par courrier recommandé à la poste. La seule et unique exception possible est d’accepter individuellement, par écrit et de façon explicite, d’être convoqué par un autre moyen de communication. La convocation vous est adressée par votre syndic à la dernière adresse que vous lui aurez indiquée. Le prix de l’envoi recommandé vous sera facturé individuellement par votre syndic.

Si vous ne savez pas être présent à l’assemblée générale?

Il vous est toujours possible de vous faire représenter par un mandataire, qu’il s’agisse d’un copropriétaire ou non:

• Vous ne pouvez jamais donner procuration au syndic ;
• Votre mandat doit désigner nommément votre mandataire ;
• Votre mandataire ne peut accepter plus de trois procurations sauf dans le cas où le total des voix dont il dispose, que ce soit en tant que copropriétaire ou en tant que mandataire, est inférieur à 10 % du total des voix de l’ensemble de la copropriété.

Comment se déroule l’assemblée générale ?

Une liste de présence indiquant le nom de chacun des copropriétaires et leurs quotités respectives est signée par les copropriétaires présents et par les éventuels mandataires des copropriétaires absents. Cette feuille de présence permet de vérifier que les majorités nécessaires pour débuter l’assemblée générale sont bien réunies.

Afin d’éviter les abus de majorité, un copropriétaire ne peut jamais représenter un nombre de voix supérieur à la somme des voix des autres copropriétaires présents ou représentés. Afin que l’assemblée générale délibère valablement, certains quorums doivent être atteints. Au début de l’assemblée, plus de la moitié des copropriétaires doivent être présents ou représentés, pour autant qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. Ou alors, il faut que plus de 75 % des quotes-parts des parties communes soient représentées. Si aucun des deux quorums n’est atteint, une seconde assemblée sera réunie après un délai de quinze jours et pourra délibérer, et ce quels que soient le nombre de copropriétaires présents ou les quotes-parts représentées.

Un président est élu au début de l’assemblée générale. Il doit nécessairement s’agir d’un copropriétaire. Idéalement, il sera assisté de deux assesseurs chargés de contrôler le déroulement de l’assemblée et comptabiliser les votes.

D’habitude, c’est le syndic qui remplit les fonctions de secrétaire, sauf décision contraire de l’assemblée.

Le rôle du président, qui n’est pas nécessairement le président du conseil de copropriété, est de diriger les débats, appeler au vote et veiller à ce que l’ordre du jour soit respecté, en interrompant éventuellement les discussions qui s’en écarteraient.

Toutes les décisions relatives à la copropriété sont prises en assemblée, selon les différentes règles de majorité précisées par la loi. Attention, lors des calculs de majorité, une abstention n’est pas considérée comme une voix émise.

Rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale

• Il appartient à votre syndic, en sa qualité de secrétaire de l’assemblée, de dresser le procès-verbal des décisions adoptées par l’assemblée générale. Le procès-verbal ne reprend pas le détail des discussions : il reprend le résultat des votes sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, en précisant l’identité et le nombre de voix attachées aux copropriétaires qui se sont abstenus ou ont voté contre la proposition de décision concernée. Ce compte rendu des décisions est signé en fin de séance par le président de l’assemblée, le secrétaire, les assesseurs ainsi que par les copropriétaires présents à la fin de l’assemblée générale.
• Le syndic est chargé de la diffusion du procès-verbal de l’assemblée générale à tous les copropriétaires dans un délai de 30 jours à compter de la date de l’assemblée générale.
• Tout copropriétaire peut demander au juge de paix de l’arrondissement judiciaire duquel dépend la copropriété, d’annuler ou de corriger une décision qui aurait été prise de façon irrégulière, frauduleuse ou abusive par l’assemblée générale. Seules les personnes ayant voté contre ou s’étant abstenues de voter, peuvent aller en justice contre ce point. Le délai est de 4 mois à dater de la date de l’assemblée générale.

Quelle majorité pour quelle décision ?

• Majorité simple des voix des copropriétaires présents ou représentés qui ne se sont pas abstenus :
  • Approbation des comptes ;
  • Adoption du budget ;
  • Nomination et décharge au conseil de copropriété, commissaire aux comptes et syndic ;
  • Approbation des contrats d’entretien, maintenance et fourniture d’énergie, engagement ou licenciement du personnel de votre copropriété.

• Majorité des trois quarts des voix des copropriétaires présents ou représentés qui ne se sont pas abstenus :
  • Modification aux statuts de ce qui concerne la jouissance, l’usage ou l’administration des parties communes ;
  • Exécution de travaux des parties communes, à l’exception de ceux qui peuvent être décidés par le syndic ;
  • Création et définition de la composition d’un conseil de copropriété dans tout immeuble de moins de 20 lots (hors caves, garages et emplacements de parking) ;
  • Définition du montant des marchés pour lesquels une mise en concurrence est obligatoire.

• Majorité des quatre cinquièmes des voix des copropriétaires présents ou représentés qui ne se sont pas abstenus :
  • Modification aux statuts de ce qui concerne d’autres matières que la jouissance, l’usage ou l’administration de parties communes (exemple : création d’association partielle sans personnalité juridique) ;
  • Modification de la destination (résidentielle, commerciale, industrielle, etc.) de votre copropriété ou d’une partie de celle-ci ;
  • Reconstruction ou remise en état de votre immeuble en cas de destruction partielle ;
  • Achat de biens immobiliers destinés à devenir communs ;
  • Vente de biens immobiliers communs (exemple : vente d’un parking commun).

• Unanimité des voix de tous les copropriétaires :
  • Modification de la répartition des quotités entre les copropriétaires ;
  • Décision de reconstruction totale de l’immeuble ;
  • Pour dissoudre l’association des copropriétaires. Cette décision est constatée par acte authentique. Le juge prononce la dissolution de l’association des copropriétaires, à la demande de tout intéressé pouvant faire état d’un juste motif.

Que se passe-t-il si le syndic ne convoque pas l’assemblée générale ?

Les copropriétaires peuvent demander au syndic, par courrier recommandé et à tout moment, de convoquer une assemblée générale pour autant que les copropriétaires représentent ensemble 20% des quotités des parties communes. Le syndic a alors 30 jours pour adresser la convocation aux copropriétaires. S’il reste sourd à la demande, la convocation peut être adressée par l’un des copropriétaires qui a signé la requête adressée au syndic.